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Alle Finanzprozesse immer im Blick.
Finance Desk ist das digitale Sorglospaket für Rechnungswesen und Controlling.

Finance Desk: Digitales Rechnungswesen mit E-Rechnungs-Konformität — Belege, Freigaben und Buchhaltung in einem System

Finance Desk: digitales Rechnungswesen und E-Rechnung im Überblick

E-Rechnungs-konform Vollständige Unterstützung für ZUGFeRD, XRechnung, UBL-Invoice und CII nach EN 16931 — gesetzeskonform seit der B2B-Pflicht am 1. Januar 2026.

Für Buchhaltung & Belegerfassung Eingehende Belege per OCR und eingehende E-Rechnungen per XML-Auslesung — Daten werden automatisch übernommen und zur Erfassung vorbefüllt.

Für Geschäftsführung & Management Zentrale Auswertungen über Jobs, Projekte und Geschäftsbereiche — Jahresplanung und Soll-Ist-Vergleiche multimandantenfähig auf Knopfdruck.

Direkt angebunden an SAP, DATEV & Media Desk Belege, Buchungen und Stammdaten fließen automatisch zwischen Media Desk, Finance Desk und Ihrer Finanzbuchhaltung — keine manuelle Übertragung.

Made in Düsseldorf — sicher, konform, durchdacht.

ISO 27001 zertifiziert. Seit 2011 etabliert. DSGVO-konform. E-Rechnungs-Standard EN 16931 vollständig umgesetzt. Support und Implementierung aus Deutschland.

15+ Jahre
Marktpräsenz

EN
16931 vollständig
konform

ZUGFeRD
XRechnung UBL · CII
unterstützt

ISO
27001 zertifiziert

Belegerfassung, Rechnungswesen und Controlling — durchgängig digital

Finance Desk bildet den vollständigen Finanzprozess für alle Beteiligten in einem System ab — Belegerfassung, Dokumenterstellung, Freigaben und Reporting laufen zusammen. Stammdaten entstehen einmal und werden überall wiederverwendet.

Buchhaltung & Belegerfassung

Von der Eingangsrechnung bis zur Auszahlung

Kreditorenmanagement

Eingehende Belege werden über das System-Postfach automatisiert erfasst — klassische Belege per OCR, eingehende E-Rechnungen über die XML-Datenauslesung mit direkter Übernahme der Metadaten. Skontoübersicht, Fälligkeitskontrolle und Zahlungsabgleich verschaffen jederzeit Überblick über offene Posten.

Geschäftsführung & Controlling

Kennzahlen und Planung im Überblick

Auswertungen & Jahresplanung

Zentrale Auswertungen über Jobs, Projekte und Geschäftsbereiche. Soll-Ist-Vergleiche und Deckungsbeitragsanalysen direkt aus dem System. Jahresplanung und Budgetierung integriert. Unfertige Leistungen und Skontoübersicht jederzeit transparent. Klares Rechte- und Rollenkonzept für alle Hierarchiestufen.

Vertrieb & Debitoren

One-Click-Dokumente — Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen

Debitorenmanagement

Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften und Serienrechnungen werden in wenigen Klicks erstellt — inklusive Versand. Mehrstufige Freigaben (fachlich, sachlich, Kundenfreigabe) sind strukturiert abgebildet.

Debitoren, Kreditoren, Media Desk — Finance Desk verbindet drei Welten in einem System

Finance Desk wurde nicht als reines Buchhaltungs-Tool entwickelt, sondern als verbindendes Element zwischen den Welten, die in vielen Unternehmen getrennt bleiben: Debitoren-, Kreditoren- und Mediaplanungsdaten. Stammdaten, Aufträge, Belege und Auswertungen leben in einem System — ohne CSV-Brücken, ohne Doppeleingaben, ohne Datenbrüche.

Im Schnittpunkt dieser drei Welten entfaltet Finance Desk seinen Wert: dort, wo eine Kreditorenrechnung gegen die zugehörige Buchung im Mediaplan abgeglichen wird, wo aus einem Debitorenauftrag eine E-Rechnung mit Leitweg-ID entsteht, wo die Jahresplanung Soll-Ist-Vergleiche über alle Geschäftsbereiche hinweg liefert.

Die ISO 27001 zertifizierte Infrastruktur stellt sicher, dass alle Daten mit höchsten Sicherheitsstandards verarbeitet werden — GoBD-, DSGVO- und revisionssicher.

Das vollständige Digital Control Ökosystem: Media Desk, Intelligence Qube und Finance Desk

Vollständiges Ökosystem

Finance Desk verbindet Buchhaltung und operatives Geschäft. Wer das gesamte Potenzial ausschöpfen will, ergänzt Media Desk für die durchgängige Mediaplanung — von Briefing über Buchung bis zum revisionssicheren Rechnungsabgleich — sowie Intelligence Qube für automatisiertes BI-Reporting über alle Daten hinweg.

Gesetzespflicht seit 01.01.2026

E-Rechnungs-Pflicht: Finance Desk ist gesetzeskonform

Seit dem 1. Januar 2026 ist die elektronische Rechnung für alle B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. Finance Desk erfüllt die Anforderungen vollständig — beim Erstellen, Empfangen und Archivieren strukturierter Belege nach dem europäischen Standard EN 16931. Unterstützt werden alle relevanten Formate: ZUGFeRD, Factur-X (französische ZUGFeRD-Variante), XRechnung mit CIUS-Erweiterungen, UBL-Invoice und CII.

Erstellen: Das Format wird im Debitoren-Stammdatensatz hinterlegt — Finance Desk generiert automatisch das passende XML. Bei XRechnungen inklusive Leitweg-ID.
Empfangen: Eingehende E-Rechnungen werden über das System-Postfach importiert. Die XML-Daten werden ausgelesen, Metadaten übernommen und als menschenlesbare Ansicht aufbereitet.

Unterstützte Formate

ZUGFeRD

Factur-X

XRechnung

CIUS

UBL-Invoice

CII

Was Finance Desk einzigartig macht

Ein Tool für Debitoren und Kreditoren

Beide Seiten der Buchhaltung leben unter einem Dach — von der Stammdatenpflege über Belege und Freigaben bis zu Auswertungen. Drumherum: Jobverwaltung, Geschäftsbereiche, Steuersätze, Artikel und Textbausteine als zentrale, wiederverwendbare Stammdaten.

Kostenverteilung auf Kampagnen-Ebene

Eingehende Publisher-Rechnungen über mehrere Kampagnen werden auf die einzelnen Kampagnen verteilt. Kosten werden kampagnen-genau aufgeschlüsselt und mit den Leistungen im Mediaplan abgeglichen. Entscheidend für saubere Deckungsbeitragsanalysen auf Kampagnen-Ebene.

Perfekte Anbindung an Media Desk

Einzigartig im Markt: Finance Desk und Media Desk teilen sich Stammdaten, Aufträge und Belege. Mediapläne fließen direkt in Angebote und Rechnungen, Kreditorenrechnungen werden mit Line Items im Mediaplan abgeglichen. Kein anderes Tool schließt die Lücke zwischen Mediaplanung und Buchhaltung so vollständig.

Kostenlos testen

Ready to go in vier Wochen: Der strukturierte Rollout-Prozess

Analyse

Wir verstehen Ihre Buchhaltungs- und Freigabeprozesse, bevor wir anfangen — Belegfluss, Rollen, Geschäftsbereiche und Schnittstellen werden gemeinsam erarbeitet.

Prozessanalyse Rollen & Rechte Geschäftsbereiche

Setup

Technisches Setup, Anbindung an SAP, DATEV und Media Desk — begleitet durch Stammdaten-Migration, Poweruser-Schulung und Going-Live.

SAP & DATEV Stammdaten Going Live

Rollout

Laufendes Anforderungsmanagement, Feature-Ausbau, regelmäßige Updates und individuelles Customizing — Sie wachsen, Finance Desk wächst mit.

Ongoing Support Updates Customizing

Das leistet Finance Desk für Sie

End-to-End in einem System Vom Beleg über Freigabe und Buchung bis zur Ausgangsrechnung — alle Stakeholder in einer Plattform.

E-Rechnung nach EN 16931 ZUGFeRD, XRechnung, UBL und CII — gesetzeskonform für die deutsche B2B-Pflicht und öffentliche Auftraggeber.

Zentrale Stammdaten Debitoren, Kreditoren, Artikel, Steuersätze und Textbausteine einmal anlegen — überall im System wiederverwendbar.

Mehrstufige Freigaben Fachlich, sachlich, Kundenfreigabe — strukturiert im System. Mit Dateiupload bei Bedarf.

Skonto- & Fälligkeitsübersicht Offene Posten und Skontofristen jederzeit transparent im Dashboard — keine verpassten Zahlungsfristen mehr.

Wiederkehrende Posten Serienrechnungen und periodische Abrechnungen mit einem Klick verwalten und ergänzen.

Flexibles Rollenkonzept Klare Rechte für Buchhaltung, Controlling, Vertrieb und Geschäftsführung — duplizierbar und exportierbar.

SAP-, DATEV- & Media-Desk-API Strukturierte Anbindung an Ihre Finanzbuchhaltung und an Media Desk — Belege fließen automatisch weiter.

Kostenlos testen

Klassisches Rechnungswesen vs. Finance Desk im Vergleich

Kriterium	Klassisches Rechnungswesen	Finance Desk
Belegerfassung	Papier, manuelles Abtippen, hohes Fehlerrisiko, schwer auffindbar im Archiv	Digitale Erfassung aus dem System-Postfach — Belege werden klassifiziert und für die Buchung vorbefüllt.
E-Rechnung	PDF oder Papier — ab 01.01.2026 nicht mehr B2B-konform in Deutschland	Vollständig konform mit EN 16931: ZUGFeRD, XRechnung (inkl. Leitweg-ID), UBL-Invoice und CII werden empfangen und versendet.
Dokumenterstellung	Word- oder PDF-Vorlagen, manuelles Kopieren, kein revisionssicherer Stand	Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften und Serienrechnungen mit einem Klick — direkt aus den Stammdaten.
Freigaben	E-Mail-Ping-Pong, ohne dokumentierte Reihenfolge	Mehrstufige Freigaben (fachlich, sachlich, Kundenfreigabe) strukturiert im System — mit Dateiupload bei Bedarf.
Zahlungs-überwachung	Manueller Abgleich, übersehene Skontofristen, kein zentraler Überblick	Zahlungseingänge werden direkt mit Rechnungen verknüpft. Skontoübersicht und Fälligkeitsanzeige im Dashboard.
Kreditoren-Abgleich	Eingangsrechnungen werden ohne Bezug zu Bestellungen oder Aufträgen erfasst	Eingangsrechnungen werden direkt mit der zugehörigen Bestellung oder dem Mediaplan verknüpft — Soll-Ist-Vergleich auf Rechnungsposition.
Auswertungen	Excel-Konsolidierung über mehrere Quellen, zeitverzögert	Statistiken, Jahresplanung sowie Deckungsbeitrags- und Soll-Ist-Vergleiche on the fly — direkt aus dem System abrufbar.

FAQ

Häufige Fragen zu Finance Desk

Was ist Finance Desk und für wen ist die Plattform geeignet?

Finance Desk ist eine digitale End-to-End-Plattform für Rechnungswesen und Controlling — von der Belegerfassung über Freigaben und Dokumenterstellung bis zu Auswertungen und Schnittstellen an Finanzbuchhaltung (SAP, DATEV). Die Lösung ist für Medienagenturen, Werbetreibende und mittelständische Unternehmen konzipiert, die ihren gesamten Finanz- und Rechnungsworkflow in einem System abbilden wollen — gesetzeskonform nach der E-Rechnungs-Pflicht ab 2026.

Welche E-Rechnungs-Formate werden unterstützt?

Finance Desk unterstützt alle in Deutschland und der EU relevanten E-Rechnungs-Formate: ZUGFeRD (hybrides PDF mit XML-Daten), Factur-X, XRechnung (XML-basiert, Pflicht für öffentliche Auftraggeber) mit CIUS-Erweiterungen (Core Invoice Usage Specification), UBL-Invoice (international) und CII. Das gewünschte Format wird im Debitoren-Stammdatensatz hinterlegt — Finance Desk generiert die Belege im richtigen Standard. Beim Versand als PDF erstellt das System ein menschenlesbares ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF mit integriertem XML-Code.

Wie werden eingehende Belege und E-Rechnungen in Finance Desk erfasst?

Eingehende Belege werden an das System-Postfach gesendet und automatisch in Finance Desk importiert. Klassische Belege (PDF, Scan) werden per OCR ausgelesen. Eingehende E-Rechnungen (XML, ZUGFeRD, XRechnung) werden direkt strukturiert verarbeitet — alle Metadaten wie Belegnummer, Betrag, Datum, Lieferant, Positionen und Steuersätze werden automatisch in die Belegerfassung übernommen. Parallel wird eine menschenlesbare Ansicht aufbereitet, sodass der gewohnte Prüf- und Freigabe-Workflow erhalten bleibt.

Wie kann ich Publisher-Rechnungen automatisch auf einzelne Kampagnen verteilen?

Finance Desk bietet eine Kostenverteilung auf Kampagnen-Ebene — besonders relevant für Agenturen mit komplexen Publisher-Abrechnungen. Wenn ein Publisher eine Sammelrechnung über mehrere Kampagnen schickt, verteilt Finance Desk die Kosten auf die zugehörigen Kampagnen im Mediaplan. Die einzelnen Positionen werden mit den gebuchten Leistungen abgeglichen, sodass jede Kampagne ihre tatsächlichen Kosten zugeordnet bekommt. Das ermöglicht saubere Deckungsbeitragsanalysen auf Kampagnen-Ebene — ohne manuelle Excel-Verteilungsschlüssel.

Welche Schnittstellen zu Finanz- und ERP-Systemen sind verfügbar?

Finance Desk verfügt über optimierte Schnittstellen zu SAP und DATEV. Belege lassen sich strukturiert nach Buchungskreis, Kreditor/Debitor und Mitarbeiter filtern und über Excel- oder Direkt-Export an die nachgelagerte Finanzbuchhaltung übermitteln. Eine durchgängige API-Anbindung verbindet Finance Desk zusätzlich mit Media Desk — Mediapläne, Aufträge und Belege fließen automatisch ineinander, ohne manuelle Übertragungen.

Wie verbindet sich Finance Desk mit Media Desk?

Finance Desk und Media Desk bilden ein integriertes Ökosystem. Mediapläne, Aufträge und Buchungen aus Media Desk werden direkt in Finance Desk übernommen — Angebote, Auftragsbestätigungen und Ausgangsrechnungen entstehen daraus mit wenigen Klicks. Kreditorenrechnungen von Publishern werden mit den Line Items aus Mediaplan und AdServing abgeglichen. Der vollständige Belegweg ist im Financial-Reiter des Mediaplans sichtbar — durchgängig, ohne manuelle Übertragungen.

Wie sicher sind unsere Finanzdaten in Finance Desk?

Digital Control ist ISO 27001 zertifiziert — der internationale Standard für Informationssicherheit. Finance Desk wird in deutschen Rechenzentren betrieben, ist DSGVO-konform und entspricht GoBD-Anforderungen an die Archivierung steuerlich relevanter Belege. Klare Rollen- und Rechtekonzepte stellen sicher, dass Mitarbeitende nur die Daten einsehen, die für ihre Aufgabe relevant sind.

Wie funktionieren Freigabe-Workflows in Finance Desk?

Finance Desk unterstützt mehrstufige Freigabeprozesse — typischerweise fachliche Freigabe, sachliche Freigabe und Kundenfreigabe. Jede Stufe kann mit Dateiuploads (z. B. unterzeichnete Bestellungen oder Genehmigungen) dokumentiert werden. Der Freigabestatus ist in den Dokumentenübersichten durch farbige Häkchen sichtbar, das Dashboard zeigt offene Freigaben in Echtzeit. Reihenfolge und Auslöser sind individuell konfigurierbar. Darüber hinaus können externe Freigabe-Systeme per API oder Webhooks angebunden werden — Finance Desk setzt Freigaben dann automatisch auf Basis externer Trigger und stellt den Belegstatus bidirektional synchron.

Wie lange dauert der Rollout von Finance Desk?

Der Rollout folgt einem strukturierten Drei-Stufen-Schema: Analyse, Setup und Rollout. Für ein mittelständisches Unternehmen oder eine Mediaagentur ist ein vollständiges, operativ nutzbares Setup in vier Wochen realisierbar. Komplexere Konstellationen — mehrere Geschäftsbereiche, SAP-Migration, internationale Standorte — benötigen 6–12 Wochen. Die Implementierung in bestehende Systemlandschaften ist für das Digital Control Team gelernter Alltag.

Wer steht hinter Finance Desk?

Finance Desk wird entwickelt und betrieben von der Digital Control GmbH & Co. KG aus Düsseldorf. Digital Control wurde 2011 gegründet und ist seither auf Software für professionelles Paid Media Management und Rechnungswesen spezialisiert. Das Produktportfolio umfasst Media Desk für die durchgängige Mediaplanung, Finance Desk für digitales Rechnungswesen und E-Rechnungs-Konformität sowie Intelligence Qube für automatisiertes BI-Reporting. Digital Control ist ISO 27001 zertifiziert — Support, Implementierung und Weiterentwicklung erfolgen durch das Team in Düsseldorf.

Ansprechpartner:

Martin Stark
Senior Project Consultant

Digital Control GmbH & Co. KG
Kaistraße 16a
40221 Düsseldorf

+49 (0) 211 97532080

info@digital-control.de